書類を取り込む

プリンタとスキャナの一体になった複合機。スキャナの使い道をご紹介。

これであなたのデスクもすっきり片付き、仕事の効率もうーんとアップしますよ☆

やり方は簡単です。

なかなか捨てられない書類を片っ端からスキャンしてPCに保存していきます。

ポイントは白黒の書類は白黒で、カラーの書類はその利便性に合わせたレベルのカラーで取り込みます。

取り込んだ書類はもう不要なのでどんどん捨てていきます。これでディスク周りがすっきりしますね。

また必要になればデータをプリントアウトすればよいので、どうしても原本が必要となる重要書類以外は思い切って捨てるか、重要度別に箱などに入れて、古い順に捨てていくなど工夫してみてください。

最重要ポイント!

保存形式はPDFです。

Adobe Acrobat Readerで読めるおなじみのファイル形式で、メールでも送れたり保存後の扱いがとても便利になります。 写真単体のデータは画像形式(jpgなど)で保存しておきます。

ファイル名は自分のわかりやすいように工夫する必要があります。

のちに膨大なファイルの中からwindowsやMacOSの検索機能を使ってそのファイルを検索できるようにしておくことが重要です。 たとえば[カウンセリング記録_井上香織_081012]や[議事録081215]など。ファイルには日付のデータが入りますが、取り込んだ日とその書類に関する日が一致するとは限らないので、日付を入れておくと便利です。

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